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Rote Kennzeichen sind beim Vertrieb von Neu- und Gebrauchtfahrzeugen ein Instrument von existenzieller Bedeutung. Dieser Bedeutung geschuldet sind nachfolgende Geschäftsanweisungen unbedingt einzuhalten:

1. Für jedes Fahrzeug sind gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vor Antritt der Fahrt die Bezeichnung des Fahrzeuges sowie die laut Fahrzeugschein geforderten Daten einzutragen. Zur Unterschrift ist ausschließlich der Empfänger des Kennzeichens, bzw. die von ihm Bevollmächtigten berechtigt. Das Fahrzeugscheinheft ist während der Fahrt mitzuführen und zuständigen Personen auf Verlangen zur Prüfung auszuhändigen. Bei Beantragung eines neuen Fahrzeugscheinheftes ist das vorhandene Heft der Zulassungsstelle vorzulegen.
2. Sämtliche Fahrten mit einem roten Dauerkennzeichen sind unter genauer Bezeichnung des Fahrzeuges (Art, Hersteller, Fahrzeugident.-Nr.), der Angabe des Fahrzeugführers mit dessen Anschrift, dem Tag der Fahrt, deren Beginn und Ende und der Fahrstrecke hintereinander in ein Fahrtenverzeichnis über die Verwendung des roten Dauerkennzeichens einzutragen. Die Aufzeichnungen sind ein Jahr lang aufzubewahren und zuständigen Personen auf Verlangen jederzeit zur Prüfung auszuhändigen. Als Fahrtenverzeichnis ist ein Fahrtenbuch „NACHWEIS über die Verwendung des roten Kennzeichens“ zu verwenden.
3. Alle Eintragungen sowohl in den Fahrzeugschein als auch in das Fahrtenverzeichnis müssen richtig und vollständig in dauerhafter Schrift gut lesbar sein. Sie sind stets auf dem Laufenden zu halten und sorgfältig zu führen.
4. Fahrten mit roten Kennzeichen müssen einen betrieblichen Verwendungszweck haben. Hierzu zählen: Prüfungsfahrten, Probefahrten, Überführungen (nicht durch Betriebsfremde), Tanken, Waschen und Reparatur
5. Unzulässige Fahrten mit roten Kennzeichen sind: Fahrten übers WE, Fahrten zur Zulassungsstelle, Fahrten zu einer Autohausaustellung, Fahrten mit denen private Zwecke verbunden
6. Einen Sonderfall stellen roten Kennzeichen mit Ausnahmegenehmigung dar. Hierbei werden die roten Kennzeichen am Fahrzeug angebracht, aber es muss keine Eintragung im Kennzeichenheft erfolgen. Bei diesen Fahrten ist das rote Kennzeichenheft und die Ausnahmegenehmigung immer mitzuführen.
7. Der Verlust eines roten Dauerkennzeichens sowie der o. g. Papiere ist der Zulassungsstelle unverzüglich anzuzeigen.
8. Die vorderen und hinteren Kennzeichen sind ordnungsgemäß am Fahrzeug anzubringen.
9. Änderungen innerhalb des für ein rotes Dauerkennzeichen verantwortlichen Personenkreises sind dem Straßenverkehrsamt unverzüglich anzuzeigen.
10. Die Nichtbeachtung der gesetzlichen Bestimmungen sowie missbräuchliche Benutzung des zugeteilten Kennzeichens hat den unmittelbaren Widerruf zur Folge. Aus einem Verstoß gegen § 28 StVZO könnte auf eine Unzuverlässigkeit geschlossen werden, die zu einem Widerruf der Zuteilung führen würde. Auch Verstöße von Bediensteten können laut Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichtes den Verdacht der Unzuverlässigkeit begründen; auf ein Verschulden kommt es hierbei nicht an.
11. Die Nutzung der Kennzeichen für die Vermietung von Hebebühnen oder Ähnliches ist nicht statthaft.
12. Unterschriften im roten Heft dürfen nur von Mitarbeitern gemacht werden, die auch bei der Zulassungsstelle als Unterschriftsberechtigt gemeldet sind.
13. Die Gültigkeit der Kennzeichen kann vor Fristablauf verlängert werden. Sollte die Fristverlängerung versäumt werden verlieren, die Kennzeichen ihre Gültigkeit und werden automatisch abgemeldet. Verstöße gegen die vorgenannten Anweisungen gefährden die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens und führen dementsprechend zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen.