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Grundlage der Belehrung zur Kassenführung sind die bestehenden gesetzlichen Regeln (Handels- und Steuerrecht) sowie die Standards der ordnungsgemäßen Buchführung.

Die Führung von Kassen und der Umgang mit Bargeld stellt eine verantwortungsvolle und komplexe Tätigkeit dar. Mit der Übernahme dieser Tätigkeit genießen die betrauten MitarbeiterInnen das Vertrauen der Unternehmensleitung zum Umgang mit der „Ware Geld“. Gleichzeitig übernehmen diese MitarbeiterInnen die Verpflichtung, diese Tätigkeit konzentriert, sorgfältig und genau auszuführen. Um diese Verpflichtung erfüllen zu können, haben die betrauten Mitarbeiter gleichzeitig das Recht, den Umgang mit Bargeld in einem möglichst ungestörten und stressfreien Umfeld durchzuführen.

Die Einhaltung dieser Bestimmungen kann durch die interne Betriebsrevision überprüft werden.

Grundsätze der Kassenführung

• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich und nach der zeitlichen Reihenfolge aufzuzeichnen. Eine nachträgliche Erfassung für einen längeren Zeitraum ist nicht ordnungsgemäß.
• Jeder Eintrag im Kassenbuch setzt einen Beleg voraus. Ist dies ausnahmsweise nicht der Fall, ist ein Eigenbeleg zu erstellen. Auf dem Beleg muss das Datum der Barzahlung ersichtlich sein, ggf. ist dieses handschriftlich zu ergänzen. Zahlt das Unternehmen selbst eine Rechnung in bar, sollten Sie sich auf dem Beleg die Barzahlung mit Datum gegenzeichnen lassen.
• Die Belege sind jährlich beginnend mit 1 durchgängig zu nummerieren. Im Kassenbuch muss jeweils die gleiche Ziffer stehen. Das heißt, auf dem ersten Beleg steht eine eingekreiste „1“, die gleiche „1“ steht im Kassenbuch in der Spalte „Beleg-Nr.“ usw.
• Es muss stets die sogenannte Kassensturzfähigkeit gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand mit dem tatsächlich vorhandenen Istbestand der Kasse übereinstimmt.
• Bei Vereinnahmung von größeren Geldbeträgen (ab € 1.000,--) erfolgen mindestens zwei Zählvorgänge – entweder 1 x maschinell + 1 x manuell oder 2 x manuell durch zwei Personen.
• Sollte bei der Vereinnahmung von Bargeld der Verdacht aufkommen, dass uns Falschgeld vorgelegt wird, so ist umgehend der Geschäftsführer oder Centerleiter zu verständigen.
• Die Bestimmungen des Geldwäschegesetzes (GWG) sind unbedingt zu beachten.

Führung des Kassenbuchs

Zur Führung der Kasse werden die Kassenprogramme unserer Dealer Management Systeme genutzt:

MAZDA: MACS
VOLVO: BUNGERT (P2)
SKODA: ECAROS
SEAT/CUPRA: ECAROS

• Grundsätzlich ist die Aufzeichnung eines jeden Geschäftes mit Bargeld, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe erforderlich.
• Auszahlungen aus der Kasse auf betriebliche Bankkonten oder Geldtransite zwischen mehreren Kassen sind täglich aufzuzeichnen.
• Bareinnahmen und –ausgaben sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
• Die Aufzeichnungen sind centgenau vorzunehmen und zeitlich unmittelbar bei Einnahme oder Ausgabe von Bargeld.
• Der Bestand des Kassenbuchs/ der Kasse ist durch tägliches Nachzählen zu überprüfen. Festgestellte Kassendifferenzen müssen gesondert ausgewiesen und nach Freigabe durch den Centerleiter entsprechend verbucht werden.
• Bei Übergabe der Schichten ist der Kassenbestand durch den bernehmenden und den übergebenden Kollegen zu überprüfen.
• Kreditkarten- und EC-Karteneinnahmen sowie Schecks oder Wechsel dürfen in einer Kasse nicht erfasst werden, da es sich nicht um Bargeld handelt. Das sind unbare Vorgänge.
• Fügen Sie dem Kassenbericht täglich ein Zählprotokoll (siehe Muster) bei und stützen Sie so die Richtigkeit des ausgewiesenen Kassenbestands am Geschäftsschluss.

Verwahrung der Geldbestände

2 – Stufig

• Geld für Geschäftsverkehr am Tresen – jede Kasse hat eine eigene Kassette, deren Höchstbestand maximal 1.500,- € betragen darf

Der über diesen Betrag hinausgehende Betrag wird in einer separaten Kassette verwahrt. Diese Kassette kann Geldbestände mehrerer Kassen enthalten, welche aber separiert aufbewahrt werden müssen (z. B. in beschrifteten Geldtüten). Diese Kassette muss in einem nur für die Kassen führenden Personen zugänglichen, abschließbaren Ort aufbewahrt werden (Tresor oder Schrank).

Beträge, die die Summe von € 10.000,-- pro Kasse übersteigen, sind den Werttransportfirmen zur Bankeinzahlung zu übergeben.

Nebenkasse

• Ist der für die Hauptkasse verantwortliche Mitarbeiter nicht vor Ort ist dem verbleibenden Kollegen eine Handkasse zu übergeben.
• Die Handkasse ist mit einem Anfangsbestand von 100,-€ (Wechselgeld) zu bestücken. Das Wechselgeld wird händisch vorgezählt und gegen Beleg übergeben.
• Der Beleg wird als Nachweis in der Hauptkasse hinterlegt.
• Die Rückübergabe an den für die Hauptkasse Verantwortlichen erfolgt in umgekehrter Reihenfolge.
• Die Übereinstimmung zwischen Kassenbuch, den Belegen und des Nebenkassenbestandes wird durch den Hauptkassenverantwortlichen geprüft und schriftlich bestätigt.